Op 1 maart 2021 verhuisde het FAGG samen met de FOD Volksgezondheid en het RIZIV naar een gemeenschappelijk gebouw aan de Galileelaan in het centrum van Brussel. De verhuis maakt deel uit van het Redesignproject van de gezondheidszorgadministraties. De bedoeling is om de overheidsdiensten nog efficiënter te maken en zo de dienstverlening aan burgers en stakeholders verder te verbeteren. Karen Wyns werkt bij de afdeling Personeel en Organisatie en maakt deel uit van het projectteam dat de verhuis voorbereidde en in goede banen leidde. Ze vertelt over haar ervaringen met dit enorme logistieke project.
Karen Wyns
Voor het begin van dit verhuisproject moeten we een hele tijd teruggaan in de tijd, want oorspronkelijk zouden we verhuizen naar het Pachecogebouw. Daarna werd de beslissing genomen om te verhuizen naar het Galileegebouw. Hoe is dat project verlopen?
Ik was vanaf het begin betrokken bij de werkgroep voor de verhuis naar de Pachecolaan en later naar het Galileegebouw. Vanaf de eerste gesprekken met de architect waren we al aanwezig om ervoor te zorgen dat al onze eisen en behoeften werden ingevuld. We hadden de jaren ervoor al veel voorbereid voor de verhuis naar de Pachecolaan, dus dat ging heel vlot.
Na verloop van tijd werden er ook andere werkgroepen opgericht om alles in goede banen te leiden, zoals de werkgroep ICT voor de technologische inrichting van het gebouw. Vanuit een kerngroep werden al die werkgroepen gecoördineerd. Dat was wel nodig bij zo’n groot project. Aangezien we gingen samenhuizen met twee andere organisaties waren er bij elk overleg ook vertegenwoordigers van de FOD Volksgezondheid en het RIZIV aanwezig. Een verhuis bleek een enorm project waar je bijna fulltime mee bezig moet zijn.
Bij de uitwerking van de plannen voor het nieuwe gebouw stond duurzaamheid centraal. Hoe hebben jullie dat in de praktijk gerealiseerd?
Het uitgangspunt voor het nieuwe gebouw is: samenwerken aan de volksgezondheid in een duurzame en gezonde omgeving. We hebben zoveel mogelijk gestreefd naar een gezond en duurzaam gebouw. Alle materialen die we hebben gekozen voor ons nieuwe gebouw zijn herbruikbaar. Er is ook goed afgewogen welk meubilair we zouden verhuizen en welke niet. Je moet bij een verhuis natuurlijk rekening houden met de verhuiskost en de ecologische kost. Medewerkers hebben ook de kans gekregen om bepaald bureaumateriaal dat we niet meer konden gebruiken mee naar huis te nemen, zoals een ergonomische bureaustoel om hun thuiskantoor mee in te richten.
Het kantoormateriaal dat overbleef en dat we niet hebben verhuisd, hebben we geschonken aan goede doelen. Het FAGG heeft kasten, bureaus, ladekasten en tafels gedoneerd aan verschillende scholen. Maar ook aan een vereniging die vluchtelingen helpt en aan het project La Maison Rue Verte dat alleenstaande vrouwen met kinderen onderdak aanbiedt. Ons overbodig bureaumateriaal heeft dus een tweede leven gekregen.
Die duurzaamheid trekt zich ook door in ons nieuwe mobiliteitsplan.
Dat klopt. Zo proberen we iedereen te motiveren om de auto zoveel mogelijk thuis te laten. Vroeger werkten we recht tegenover het Zuidstation, we moesten gewoon de straat oversteken en konden ons kantoor binnenwandelen. Nu was er toch wel de vrees dat het gebouw moeilijker bereikbaar zou zijn, maar die angst was nergens voor nodig. We hebben ingezet op duurzame mobiliteit door verschillende routes uit te stippelen om het gebouw te voet of met de fiets vanuit het treinstation te bereiken.
De vroegere VIP-parking in het gebouw hebben we ook omgetoverd tot een fietsparking. Er is zelfs plaats voor bakfietsen en er zijn oplaadplekken voor elektrische fietsen. In het gebouw zijn ook douches voorzien voor collega’s die zich willen opfrissen als ze met de fiets naar het werk komen. Je ziet dus dat we echt hebben geïnvesteerd in onze visie rond duurzaamheid. Ook in het bedrijfsrestaurant merk je de verandering. We werken nu met lokale en seizoensgebonden producten. Dat wil niet zeggen dat je geen steak-friet kan eten, maar er zijn ook veel gezonde alternatieven.
Eens de plannen waren uitgetekend, kwam nog het grootste werk: de definitieve verhuis.
Dat vergde natuurlijk heel wat voorbereiding. We hebben besloten om onze papieren archieven niet naar het nieuwe gebouw te verhuizen. De eerste opdracht was dus om alle papieren archieven naar onze logistieke partner te brengen. Dat was een goede oefening om te zien wat we nodig hadden en wat niet. Er is ook veel gedigitaliseerd. Alle diensten moesten ook het materiaal van hun team inpakken en elke medewerker kreeg een individuele verhuisdoos voor zijn of haar persoonlijke items. Die moesten duidelijk worden gelabeld want niet elk team kwam op dezelfde verdieping of naast dezelfde collega’s terecht als ervoor. Voor alle kasten, bureaus en ander meubilair in ons oude gebouw moest ook worden aangeduid wat we al dan niet zouden meenemen en waar het terecht moest komen.
Het was dus al een groot en logistiek ingewikkeld project, maar toen kwam de coronacrisis er nog eens bij. Heeft dat een grote impact gehad?
De verhuis heeft daardoor zeker wat vertraging opgelopen. Heel ons agentschap was zo druk bezig met de strijd tegen COVID-19 dat we het verhuisproject vaak tussen de soep en de patatten erbij moesten nemen. Daardoor zijn veel dingen minder grondig gebeurd bij ons en hebben we meer nadelen gevoeld dan de andere twee organisaties. Zij hadden medewerkers die zich alleen met het verhuisproject konden bezighouden. We hadden een heel plan uitgewerkt om mensen te verwelkomen in het nieuwe gebouw, hen te begeleiden en te laten kennismaken met hun nieuwe werkplek. Dat is allemaal een beetje in het water gevallen en dat moeten we nu inhalen.
Die terugkeer naar kantoor zal een hele aanpassing zijn voor heel wat collega’s. Hoe gaan jullie de mensen terug uit hun bubbel krijgen?
We moeten weer nieuwe gewoontes aanleren, maar verandering is nooit gemakkelijk. In een grote ruimte werken met veel mensen zijn we niet meer gewend. Maar je collega’s zien en samenwerken is wel belangrijker dan veel mensen denken, bijvoorbeeld bij de preventie van een burn-out. Als je thuis werkt, ligt dat moeilijker. We hebben het gebouw op die manier uitgerust dat het aan iedereen zijn noden voldoet en dat iedereen zich hier thuis zal voelen.
Naast de klassieke kantoorruimtes zijn er bijvoorbeeld projectruimtes voor overleg met collega’s, telefoonbubbels voor korte telefoongesprekken, stilteruimtes waar je niet mag praten of bellen en cocons voor als je je even wil terugtrekken en op je gemak wilt werken. Onze infrastructuur voor externe vergaderingen is ook enorm vooruitgegaan. Zo hebben we een klein auditorium, een zaal voor tolken en de klassieke vergaderzalen. Alle ICT-systemen zijn ook gemoderniseerd en toekomstgericht, wat het werken heel vlot en aangenaam maakt. We hebben ook ingezet op het welzijn van onze medewerkers. Er zijn verschillende koffiehoeken voor een informeel onderonsje met collega’s. Het gebouw heeft ook een medialounge, een ontspanningsruimte en een sportzaal. Het is goed om tijdens de drukke werkdag even te ontspannen en de batterijen op te laden.
Jullie hebben gekozen voor een geïntegreerde aanpak waarbij diensten van de verschillende organisaties naast elkaar zitten, er is ook de gemeenschappelijke logistieke dienst 1FM. Wat zijn de voordelen van fysiek samenzitten met verschillende partners in één gebouw?
Dat heeft zeker bepaalde voordelen. Je kan echt profiteren van de expertise die we daarvoor niet hadden. Vooral diensten die werken rond dezelfde thema’s, zoals het Training Center of de ICT-diensten, kunnen hun kennis en ervaring met elkaar delen. De drempel om te gaan kijken hoe een andere organisatie iets aanpakt, is veel lager. Het is ook gemakkelijker en goedkoper om samen materiaal aan te kopen of uit te lenen. Ik zie zeker voordelen, maar moet nog veel groeien. Dat zal gedeeltelijk organisch gebeuren, maar we zullen ook gerichte acties opzetten om de handen in elkaar te slaan.
We zijn ondertussen verhuisd, maar het is nu wachten tot de grote massa het nieuwe gebouw leert kennen. Hoe ziet u de toekomst in?
Eerst en vooral maken we nu een grote inhaalbeweging voor de activiteiten die we vorig jaar al hadden gepland zoals de kennismaking met collega’s en praktische afspraken maken tussen de teams op een bepaalde verdieping. Dat moeten we zeker aanmoedigen. We moeten weer meer leren werken zoals vroeger en dat vergt wat tijd. De combinatie tussen telewerk en werken op kantoor zal voor elke dienst en elke medewerker een beetje zoeken zijn. Ik ben er zeker van dat dat met goede afspraken tussen teams en de juiste ondersteuning goedkomt.
Volg ons
