Michel Rauw is binnen de afdeling Communicatie verantwoordelijk voor de interne communicatie en Robert Roman voor de visuele en technische aspecten van de interne en externe communicatie. Het tweetal leidde het project van de digitale beeldschermen, die worden gebruikt door de drie instellingen die in het Galileegebouw zijn gehuisvest.
Michel Rauw
Na de verhuis van de drie instellingen naar het Galileegebouw moest het gebruik van de digitale beeldschermen (lcd-schermen) opnieuw worden uitgedacht. Jullie namen de leiding over dit enorme project …
MR: Aanvankelijk was alleen Robert met het project bezig. Dat was logisch, want hij publiceerde al communicaties op de digitale beeldschermen nog voor het FAGG naar het Galileegebouw verhuisde en hij ontwierp daar specifieke sjablonen voor. Ik sloot me bij het project aan omdat ik geïnteresseerd was in het onderwerp en dacht dat ik mijn expertise kon bijdragen.
RR: Aangezien het FAGG al enige ervaring had op dit gebied, hebben wij op het moment van de verhuis, en in overleg met de FOD Volksgezondheid en het RIZIV, het voortouw genomen in het project van de digitale beeldschermen. We moesten de procedures opstellen voor het gebruik van de digitale beeldschermen, de sjablonen …
Zo’n groot project omvat enorm veel aspecten. Hoe hebben jullie het werk georganiseerd?
RR: Het was eerst en vooral belangrijk om te begrijpen waarover we het hadden: waar de schermen zich fysiek bevonden, wie ze kon zien en, afhankelijk van de doelgroep, welke informatie we erop zouden publiceren. Ik moest ook het systeem zelf begrijpen: het was heel anders dan het systeem dat ik vroeger gebruikte, in het Eurostation-gebouw. We moesten ook de werkwijze van de drie organisaties begrijpen, aangezien elke organisatie haar eigen manier van communiceren heeft. Deze synergie vergde veel overleg, omdat elke partij haar eigen stijl had en we een gemeenschappelijke basis moesten vinden die alle betrokken partijen zou overtuigen.
Robert Roman
MR: Zoals al gezegd, was alleen Robert met het project bezig. Uit interesse sloot ik me dan snel bij hem aan. We zijn dan samen begonnen met het opstellen van een procedure voor de digitale beeldschermen. Het ging om een soort visuele grammatica voor dit onderwerp: wat wel en wat niet kan worden gepubliceerd, niet alleen wat de inhoud betreft, maar ook de vorm. Daarna hebben we dat document aan de andere leden van het synergieproject gepresenteerd en toegelicht.
Is het beheer van de beeldschermen dan zo complex?
MR: We hebben het over ongeveer tweehonderdvijftig schermen, verspreid over het Galileegebouw. Sommige bevinden zich in de gangen, andere in de vergaderzalen. En nog andere bij het onthaal van het gebouw of in de cafetaria. Het is duidelijk dat de doelgroep voor elk type scherm verschillend is. En dus is de informatie die moet worden verspreid niet hetzelfde. Zo hebben wij besloten de schermen in de vergaderzalen niet te gebruiken voor de digitale weergave van onze communicatie.
RR: En we zorgden er ook voor dat de vastgestelde problemen werden gemeld aan de externe firma die de schermen beheert. Aangezien wij de testen deden en de pijnpunten vaststelden, hebben we de problemen gemeld. Vaak contacteerden ook de andere synergiepartners ons. Die uitwisselingen om het aanbod van de schermen te verbeteren, of zelfs om fouten te corrigeren, namen wel veel tijd in beslag.
Eenmaal de schermen waren geïdentificeerd, was natuurlijk de volgende vraag wat jullie erop zouden laten zien.
MR: Inderdaad. Wij hebben de informatie die we zouden weergeven specifiek bepaald, afhankelijk van de plaats van het scherm in het Galileegebouw. Je staat namelijk niet voor een digitaal beeldscherm zoals voor een televisie. Dus moesten we bepalen wie er voor de schermen stond: een medewerker van de FOD volksgezondheid of een externe bezoeker. Interne informatie zal een externe bezoeker die naar een vergadering komt, niet interesseren. Dus moeten we die niet publiceren op de schermen die hij of zij ziet.
Hadden jullie nog andere criteria om de inhoud te bepalen?
MR: We vroegen ons af hoe lang de kijker naar het scherm zou kijken. Mensen blijven bijvoorbeeld langer staan in een koffiehoek dan in een gang. Al deze informatie werd gebruikt om de inhoud die we zouden weergeven, te definiëren: basisinformatie of iets langere boodschappen. Er zijn dus schermen die worden bekeken door een extern publiek, schermen die worden bekeken door een intern publiek dat alleen even voorbijloopt, en schermen die worden bekeken door een statisch intern publiek. Momenteel publiceren wij weinig op de schermen voor extern publiek. Interne basisinformatie wordt gepubliceerd op de schermen in de gangen en uitgebreidere interne informatie op de schermen waar mensen voor kunnen blijven staan.
Wat was dan de volgende stap?
RR: De afdeling Communicatie van het FAGG heeft specifieke sjablonen ontwikkeld. We hebben die uitvoerig getest toen het Galileegebouw nog leeg was. Het is een tijdrovend proces dat inzicht in een systeem vereist, testen, afstemmen met de andere organisaties … Wanneer mensen weer face-to-face gaan werken, zullen we onze uitzendingen misschien aanpassen aan hun gedrag. Dat werk met digitale beeldschermen is dus nooit statisch; het evolueert met het doelpubliek.
De presentatie van de informatie vergde dus ook veel werk van jullie!
RR: Ja, collega’s leveren soms beelden maar we moeten de visuele ondersteuning vaak veranderen en iets moderner voorstellen. Dus naast de relevante inhoud moest het resultaat ook aantrekkelijk zijn om naar te kijken.
MR: De schermen maken het mogelijk een breed scala aan inhoud weer te geven: video’s, berichten, campagnebeelden, animaties, geautomatiseerde content zoals het weerbericht, Twitterfeeds … Zonder te overdrijven is het de moeite waard de mogelijkheden die we hebben, goed te benutten.
Hoe organiseren jullie de publicaties? Stemmen de drie instellingen systematisch op elkaar af?
MR: Nee, wij overleggen niet systematisch met elkaar. Tussen maart en juni 2021 hebben we wel vaak vergaderd in een werkgroep met leden van de twee andere organisaties om tot een akkoord te komen. Vanaf juni 2021 waren de schermen operationeel. Tot ongeveer november 2021 publiceerde het FAGG alle berichten: die van 1FM, onze gemeenschappelijke facilitaire dienst, en al die van het FAGG. De FOD Volksgezondheid en het RIZIV maakten toen nog geen gebruik van de schermen. Sindsdien kunnen de beheerders van elke instelling hun inhoud bepalen. We hebben een sjabloon voorgesteld, zij kunnen het natuurlijk anders doen. Maar het is nu aan hen om inhoud te creëren.
RR: De eerste publicatie voor 1FM ging over defecte zonwering. We hadden daar een mooi beeld voor gekozen. We hebben zeer positieve feedback gekregen: mensen vonden dat het er goed uitzag, dat het visueel erg mooi was. Het doet altijd plezier om te zien dat ons werk wordt gewaardeerd.
Hoe verliep de samenwerking met de andere instellingen?
RR: Hoewel we op eigen houtje veel vooruitgang hebben geboekt, werden binnen de afdeling Communicatie van het FAGG alle beslissingen in overleg genomen tijdens synergievergaderingen. Ik denk niet dat dat een probleem was: deze werkwijze was voor iedereen het gemakkelijkst. Iedereen had zijn mening te delen, geen enkel idee werd uit de weg gegaan. Ook al waren er, zoals bij elke samenwerking, momenten die niet zo gemakkelijk waren, op basis van wederzijds respect kon iedereen zijn of haar eigen weg vinden.
MR: En de andere communicatiediensten waren zich zeker bewust van hoeveel werk wij hebben verzet. Ze waardeerden dit en hebben ons dat ook verteld. Die erkenning was ook belangrijk voor een goede samenwerking.
Dit project is duidelijk een succes, zowel wat de feedback als de resultaten betreft. Waar zijn jullie persoonlijk het meest trots op
MR: Ik ben erg blij dat ik dit project, en vooral de procedure, tot een goed einde heb gebracht zonder dat ik er enige ervaring mee had. Ik heb alles ter plaatse moeten leren en ik denk dat we er uiteindelijk in zijn geslaagd om professioneel en kwaliteitsvol werk te leveren. Dit zou niet mogelijk zijn geweest zonder een zeer goede coördinatie met Robert. Ik ben ook erg blij met deze succesvolle samenwerking.
RR: Ik ben er ook trots op dat ik op zo’n efficiënte en vruchtbare manier met Michel heb kunnen samenwerken. Een echte teamprestatie! De analyse en de betrokkenheid die we hadden, waren duidelijk een troef om dit project te laten slagen. We hebben tenslotte tijdens onze recente vergaderingen kunnen genieten van de resultaten van ons werk: het werk is functioneel en professioneel. We zijn een goed geoliede machine en we stellen ze altijd verder af. Ik zal nog trotser zijn wanneer al onze collega’s efficiënte en aantrekkelijke digitale beeldschermen zien wanneer ze terugkeren naar het Galileegebouw.
Volg ons
