In België moet elke levering of ontvangst van verdovende middelen en psychotrope stoffen worden geregistreerd bij het FAGG. Dat gebeurde vroeger via papieren verdovingsbonnen. Sinds september 2023 is er Narcoreg, een online applicatie dat het hele proces digitaliseert met tijdswinst voor apothekers, leveranciers en het FAGG.
Nur Demirci van het team Verdovende Middelen legt uit hoe het systeem vroeger in elkaar zat: “In het oude systeem moest de apotheker bij elke aankoop van verdovende middelen of psychotrope stoffen een verdovingsbon invullen. Die bon bestond uit drie identieke blaadjes. Een roze exemplaar dat de apotheker zelf moest bijhouden, een geel exemplaar voor de groothandelaar en een wit exemplaar dat de apotheker aan het FAGG moest bezorgen en dat wij tien jaar lang bijhielden. Het was duidelijk dat een digitalisering van dit proces zich opdrong.”
Nur Demirci
Nur Demirci van het team Verdovende Middelen legt uit hoe het systeem vroeger in elkaar zat: “In het oude systeem moest de apotheker bij elke aankoop van verdovende middelen of psychotrope stoffen een verdovingsbon invullen. Die bon bestond uit drie identieke blaadjes. Een roze exemplaar dat de apotheker zelf moest bijhouden, een geel exemplaar voor de groothandelaar en een wit exemplaar dat de apotheker aan het FAGG moest bezorgen en dat wij tien jaar lang bijhielden. Het was duidelijk dat een digitalisering van dit proces zich opdrong.”
Zowel de experten van het team Verdovende Middelen als van de afdeling ICT werkten aan een hoog tempo om voor een kwalitatieve en gebruiksvriendelijke applicatie te zorgen. Gelukkig konden ze ook rekenen op een selecte groep testgebruikers uit de verschillende sectoren. Apothekers en leveranciers konden zo al waardevolle feedback geven tijdens de ontwikkeling. Zo was de functionaliteit om producten niet enkel via de verdovingscode maar ook via de CNK-code te kunnen toevoegen, een vraag die van het terrein kwam. Even dreigde een probleem met de wettelijke basis nog roet in het eten te gooien maar in juli 2023 kon www.narcoreg.be eindelijk worden gelanceerd. In de zomer konden alle gebruikers nog alles even uittesten en in september 2023 werd de applicatie wettelijk verplicht.
Maar wat zijn de voordelen nu precies? Nur Demirci: “Het nieuwe systeem bespaart de apotheker en groothandelaar heel wat tijd. De mogelijkheid voor apothekers om gegevens in bulk via een CSV-bestand op te laden of de integratie in de software van de groothandelaar zodat alles automatisch in Narcoreg wordt geregistreerd, zijn voor hen natuurlijk hele grote stappen voorwaarts. Daarnaast is het ook voor ons bij het FAGG een hele verbetering. Buitensporig grote bestellingen of verliezen opsporen kan nu veel gemakkelijker. We hebben ook een beter overzicht op de markt: wat wordt er verkocht, in welke hoeveelheden, wat zijn trends … Bovendien hebben we nu ook gemakkelijk toegang tot beide kanten van het verhaal, zowel de aankoop door de apotheker als de verkoop door de groothandelaar. Het systeem werkt namelijk op basis van “matches”. Als de apotheker en groothandelaar dezelfde hoeveelheden verklaren, dan is er een match en zijn alle producten in rekening gebracht.”
Een manier van werken veranderen die al decennia bestaat, doe je niet zomaar. Daarom heeft het FAGG hard ingezet op communicatie en sensibilisering: overleg met en communicatie via oner andere de beroepsverenigingen APB (Algemene Pharmaceutische Bond) en OPHACO (Vereniging der Coöperatieve Apotheken van België), mailings naar individuele apothekers, interviews in de vakpers en nieuwsberichten, handleidingen en FAQ’s op de FAGG-website en ondersteuning van onze diensten via e-mail of telefoon. Nur: “Ja, we hebben de eerste zes maanden gezien dat er toch een leercurve bestaat bij de apothekers en we proberen hen dus maximaal te ondersteunen. We zien dat er onbewust foutjes worden gemaakt, zo hebben we tot nu toe ongeveer achtduizend aangiften moeten corrigeren. Maar iedereen is van goede wil, echt hardleerse apothekers die het systeem ondanks de wettelijke verplichting niet willen gebruiken, zijn gelukkig op één hand te tellen. Tot nu toe is het nog maar één keer moeten gebeuren, maar handhavende maatregelen zoals een proces-verbaal, met bijhorende boetes, zijn wel voorzien in de wet.”
Dergelijk projecten vergen natuurlijk heel wat inspanningen van de FAGG-medewerkers want de routinetaken blijven. Wat denkt Nur daarover? “Ondanks die extra werklast ben ik toch blij dat ik, samen met vele collega’s, dit project tot een goed einde heb kunnen brengen. Niet alleen is zo’n project van A tot Z opvolgen bijzonder leerrijk, het geeft ook bijzonder veel voldoening. Positieve feedback krijgen van de gebruikers en weten dat er nu al bijna anderhalf miljoen aangiftens in het nieuwe systeem zijn gedaan, dan weet je gewoon dat al dat werk wel tot een mooi resultaat heeft geleid. Maar ik wil benadrukken dat dit echt wel een teamprestatie was van heel wat mensen binnen onze dienst maar ook bij de diensten ICT en Communicatie en zelfs van externe partners zoals SMALS, eHealth, apothekers, ziekenhuisapothekers en groothandelaars. Ik mag ook zeker mijn afdelingshoofd Philippe De Buck niet vergeten die al de eerste stappen voor dit project zette toen ik zelfs nog niet bij het FAGG werkte en die met zijn technische kennis zeker een meerwaarde heeft betekend. En de toekomst? Het werk is nog niet gedaan. We blijven kijken hoe we het systeem voor de gebruikers kunnen verbeteren en hoe we de data nog beter kunnen inzetten.”
Goedele Louwagie – Alain Dupont – Greet Declerck – Philippe De Buck – Nur Demirci – Hanne Lavrysen
Onze FAGG-experten
Nur Demirci is master in de biomedische wetenschappen en maakt deel uit van het team Verdovende Middelen en het team Drugprecursoren van het DG Inspectie. Ze had als projectleider een sleutelrol in het ontwikkelen van Narcoreg.
