Het directoraat-generaal Inspectie van het FAGG speelde een belangrijke rol in de logistieke uitbouw van de nationale vaccinatiecampagne tegen COVID-19. De inspecteurs en controleurs van het DG Inspectie deelden hun expertise bij de opleiding, opstart en evaluatie van de vaccinatiecentra. Nele Matthijs, verantwoordelijke van de afdeling Distributie, en Margriet Gabriels, verantwoordelijke van de afdeling Aflevering werkten onder leiding van directeur-generaal Ethel Mertens actief mee aan de organisatie van de opslag, verdeling en aflevering van de coronavaccins.
Ethel Mertens
De nationale vaccinatiecampagne tegen COVID-19 was een enorme logistieke opdracht. Hoe hebben jullie die campagne voorbereid om ervoor te zorgen dat iedereen die in België in aanmerking kwam een vaccin zou kunnen krijgen?
EM: Eind 2020 is de ontwikkeling van de coronavaccins plots in een stroomversnelling geraakt. Gezien de pandemische situatie en de omvang van de vaccinatiecampagne werd al snel duidelijk dat de klassieke weg van stockage, verdeling en aflevering niet gepast was voor de coronavaccins.
De vaccins hadden zeer specifieke bewaarcondities en niet elk vaccin had dezelfde vereisten. Het vaccin van Pfizer moest bijvoorbeeld worden bewaard op -80 °C terwijl dat bij Moderna -20 °C was. De vaccins hadden ook een heel beperkte houdbaarheid vanaf het moment dat ze werden ontdooid. Daarom zijn we onmiddellijk op zoek gegaan naar een partner die de capaciteit en ook de speciale vriezers had om de vaccins te bewaren. De ziekenhuisapotheken hebben zich daarvoor kandidaat gesteld. De vaccins zijn verpakt in multidosissen. De ziekenhuisapothekers hebben ook aangeboden om de grote verpakkingen te fractioneren naar kleinere verpakkingen en te verdelen naar de woonzorgcentra en later naar de vaccinatiecentra. Samen hebben we procedures en protocollen opgesteld om het hele proces in goede banen te leiden.
MG: In december 2020 hebben onze inspecteurs dan een eerste dry run gedaan met flacons die waren gevuld met water. We hebben het hele proces grondig getest vanaf de levering van de vaccins door de fabrikant in de ziekenhuisapotheek tot bij de levering aan de woonzorgcentra, de voorbereiding van de individuele dosissen en de toediening ter plaatse aan bewoners en personeel. Nadien gebeurden diverse wet runs onder meer voor de vaccinatie van het personeel in de ziekenhuizen. Op basis van onze bevindingen werden de procedures en draaiboeken aangepast en geoptimaliseerd.
Vanaf maart 2021 was het dan de beurt aan het grote publiek. Welke rol hebben jullie gespeeld in de voorbereiding van de vaccinatiecentra?
MG: In het begin hebben we samen met het Coronacommissariaat geholpen om de vaccinatiecentra op te starten. Aanvankelijk was iedereen heel ambitieus om bijna in elk dorp een vaccinatiecentrum op te zetten maar dat is heel snel beperkt, want dat bleek een enorme logistieke opdracht te zijn voor een gemeente om dat op te zetten. In totaal kwamen er over heel België een honderdvijftigtal vaccinatiecentra. De vaccinatiecampagne is eigenlijk een bevoegdheid van de gefedereerde entiteiten. Maar omdat hun ervaring voor een dergelijke vaccinatiecampagne beperkt was, werd ook de expertise van het FAGG ingeroepen. We traden niet op als inspecteur, maar hadden meer een consulterende en adviserende functie.
Margriet Gabriels
Nele Matthijs
NM: Als bevoegde geneesmiddelenautoriteit zijn we altijd verantwoordelijk voor de kwalitatieve distributie van geneesmiddelen, waaronder vaccins. We moeten controleren of alle processen de wetgeving respecteren en de kwaliteitsrichtlijnen goed worden opgevolgd. Dat was ook onze hoofdtaak in de vaccinatiecentra, maar we hebben ook heel wat taken opgenomen die eigenlijk buiten onze bevoegdheid vallen zoals de kwantitatieve verdeling van de vaccins en het nodige materiaal zoals spuiten en naalden.
Deze logistieke organisatie was voor ons een enorme uitdaging. Elke keer dat er minder of geen vaccins werden geleverd, moesten we alles herberekenen. We moesten ook zorgen voor een evenwichtige verdeling over de verschillende regio’s van ons land. Een vaccinatiecentrum is ook geen woonzorgcentrum of geen ziekenhuis. De mensen die daar als vrijwilliger aan de slag gingen, moesten worden opgeleid.
Welke moeilijkheden hebben jullie ondervonden?
EM: Naarmate de vaccinatiecampagne vorderde, werd het altijd maar complexer. Bijvoorbeeld het feit dat het ging over twee toedieningen van eenzelfde vaccin met een interval van een paar weken, maakte het er niet gemakkelijker op. Je kan geen vaccin aan iemand toewijzen als je niet zeker bent dat je de tweede dosis op tijd zal ontvangen omdat de doeltreffendheid na één toediening anders niet kon worden verzekerd. Hierbij kwam de moeilijkheid dat de firma’s de voortdurende bevoorrading niet konden garanderen. Er waren vaak vertragingen of er waren weken waarin er onverwacht niets of minder werd geleverd. In het begin werden we ook geconfronteerd met aanzienlijk meer vraag dan aanbod. Heel wat mensen waren bereid om zich te laten vaccineren, maar zoveel vaccins waren er gewoon nog niet. Dat was voor sommigen moeilijk om te begrijpen.
Eenmaal de vaccinatiecampagne goed op gang kwam en alle procedures uitvoerig waren getest, bleven jullie ondersteuning bieden.
EM: Dat klopt. Dat was zeer intensief, want we konden natuurlijk niet overal tegelijk zijn. Om zeker te zijn dat iedereen in de vaccinatiecentra dezelfde informatie kreeg, werden er systematisch overlegmomenten georganiseerd met alle betrokkenen en werden hiervan verslagen onder alle farmaceutische experten in de vaccinatiecentra verdeeld zodat iedereen op de hoogte zou zijn van het laatste nieuws. Er waren voorvallen die ver buiten onze comfortzone waren. Zo hebben we gesensibiliseerd over het ronselen van mensen op de markt om zich te laten vaccineren. Bij problemen hebben we altijd contact opgenomen met de verantwoordelijken om erover te waken dat alles op een kwalitatieve manier kon verlopen. Dat was onze grootste bezorgdheid. We zijn pragmatisch geweest, maar de kwaliteit moest altijd 100 % zijn, dat principe hebben we nooit losgelaten.
NM: Zoals eerder aangehaald, hadden we elke vrijdag een overleg met de verantwoordelijken van de vaccinatiecentra, dat kon op veel bijval rekenen. Als er problemen werden opgemerkt tijdens controles of bezoeken aan vaccinatiecentra, konden we die informatie op hetzelfde moment aan alle centra communiceren. Dat overleg was een tweerichtingsverkeer, er konden ook vragen worden gesteld. Het was mooi om te zien hoe de experten in de centra zelfs presentaties voor hun collega’s maakten om hun kennis met elkaar te delen.
De vaccinatiecentra draaien nu op een lager pitje. Zijn ze klaar om terug volop te draaien wanneer dat nodig zou zijn?
NM: We blijven de situatie zeker van dichtbij opvolgen, niet alleen binnen onze inspectiediensten, maar ook voor alles wat te maken heeft met medische hulpmiddelen, vaccins, geneesmiddelen tegen COVID-19, alle ontwikkelingen worden nauwgezet opgevolgd. Alle procedures en draaiboeken zijn er en ook op juridisch vlak hebben we een wettelijk kader gecreëerd om de verdeling van vaccins voor groepsvaccinatie in goede banen te leiden. Ook andere manieren om te vaccineren tegen COVID-19 zoals door de apothekers in de apotheken, in artsenpraktijken, op georganiseerde vaccinatiedagen … worden nu verder uitgewerkt door de gefedereerde entiteiten. Het is namelijk hun verantwoordelijkheid om de vaccinatiecampagne tegen COVID-19 verder te organiseren, waarbij wij natuurlijk onze expertise blijven delen.
EM: Ondanks de zware periode en moeilijke omstandigheden waartegen we hebben opgebokst, ligt in theorie alles vast om de vaccinatie tegen COVID-19 terug op te starten wanneer dat nodig zou zijn. Dat heeft heel wat werk gekost voor mijn teams, maar ook al onze collega’s binnen het FAGG hebben daar een enorme rol in gespeeld. Alleszins, ik kan niet genoeg benadrukken hoe trots ik ben op mijn ploeg. Ik wil hen dan ook enorm bedanken voor al hun werk.
Volg ons
